Si alguna ocasión organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diversos desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la norma más valiosa.

Organizar un evento no es una tarea fácil. Pero puedo identificar 10 elementos clave que debe tener en consideración para que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en online, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a alcanzar el objetivo del acontecimiento.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción de la evento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada miembro tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una actividad. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta condiciones imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea maravillar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría brindar la alternativa de acudir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta fascinar a la multitud y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las cosas más generales. Esto es exactamente lo que crea la percepción de un evento.

5. Verifique la ubicación y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione eficientemente en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy esencial distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación sino también a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo renta de sonido df de toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El estilo de acontecimiento, su público objetivo, los recursos interiores y el capital determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el fiesta para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Verifica de que tu grupo siga la regla de la cara de pato. Sea amistoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es sobre como fueron tratados y el ambiente, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una verificación final 24 horas previo del convivio

Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados sobresalientes y preparó los componenetes impresos, el contenido de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será laborioso para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a evitar imprevistos en el futuro y a progresar la calidad de sus sucesos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de una convivio. Esto será beneficioso si su evento se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!