Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear un evento no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 puntos importantes que debe tener en consideración para que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este argumento. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a adquirir el objetivo del evento.

2. Preste suficiente concentración a la planeación

El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada elemento tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles

Mire la relación de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena meditar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea fascinar gratamente a sus asistentes, piense en por completo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede brindar la alternativa de acudir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta maravillar a la concurrencia y crea el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones renta de iluminacion para fiestas más usuales. Esto es exactamente lo que genera la percepción de un evento.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy fundamental distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación sino también a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una evento. El tipo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los recursos interiores y el importe determinan su enfoque de marketing. Al elegir a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la convivio para casi todos.

También es importante producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la idea del convivio a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Asegúrate de que tu plantilla siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o dudas y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los materiales impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y dichoso después del evento, pero será complicado para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y la labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un convivio. Esto será beneficioso en caso de que su acontecimiento se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!